Vaak stellen bedrijven of organisaties één of meerdere interne vertrouwenspersonen aan. Dan zoekt men, in overleg met de ondernemingsraad, naar een kandidaat die aanspreekpunt kan zijn voor collega's. Sommige organisaties stellen de vacature van interne vertrouwenspersoon formeel open. Dan volgt een selectie- en sollicitatieprocedure.
Een andere mogelijkheid is de aanstelling van een externe vertrouwenspersoon. Deze kan op uurbasis worden ingehuurd, of - zoals bij Gesterkt - met een vast laag bedrag per maand. Er zijn zowel aanbieders van arbodiensten die vertrouwenspersonen leveren, als zelfstandige werkende externe vertrouwenspersonen, zoals Gesterkt.
De kosten variëren van een abonnementsvorm per medewerker of vast bedrag per jaar tot uurtarieven tussen de 80 en 135 €. Op www.lvvv.nl heeft de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) per provincie en stad een overzicht geplaatst van beschikbare, gecertificeerde externe vertrouwenspersonen. Soms is het prettig als u met een externe vertrouwenspersoon op afstand werkt, om juist iemand in te schakelen die niet uit de buurt komt.
Het inhuren van een externe vertrouwenspersoon heeft voor- en nadelen. Onafhankelijkheid, deskundigheid, ervaring en objectiviteit zijn mogelijke voordelen. De kosten en grotere afstand tot de organisatie en de medewerkers gelden als mogelijke nadelen. Voor kleine(re) organisaties is de externe vertrouwenspersoon een goede optie om te garanderen dat de vertrouwenspersoon onpartijdig en onafhankelijk is. Als er maar weinig collega's zijn, is het ongewenst dat één iemand alle problemen met iedereen bespreekt.
Een optimale keuzemogelijkheid voor de medewerkers ontstaat als een organisatie kiest voor én een interne, én een externe vertrouwenspersoon en ook nog de keuze biedt tussen een man en een vrouw. Uit onderzoek is gebleken dat er situaties zijn die vrouwen liever met vrouwen bespreken en mannen liever met mannen. Iedere organisatie moet hierin weloverwogen een keuze maken. Wat het besluit ook is, instemming van de ondernemingsraad is - wanneer deze er is - verplicht.
Omdat de vertrouwenspersoon bij gesprekken belastende informatie te horen krijgt, is het hebben van een externe vertrouwenspersoon ook prettig. Een werknemer hoeft dan niet de belastende informatie over leidinggevende, naaste of zelf bevriende collega's te horen en kan onbevooroordeeld en neutraal het werk blijven doen.
Voor het management, de directie kan een externe vertrouwenspersoon handig zijn, omdat deze geen eigen belang heeft bij het bespreken van verbeterpunten op de werkplek. De externe vertrouwenspersoon is niet bang om advies te geven dat alleen de belangen van de organisatie en de medewerkers dient, omdat deze juist baat heeft van elke kleine verbetering die zichtbaar zal worden.